Cum să folosești datele din programul de gestiune stocuri pentru a lua decizii mai bune în afacere

Mulți antreprenori țin evidența stocurilor corect din punct de vedere contabil, dar folosesc prea puțin datele pentru decizii de business. În practică, stocurile ascund informații valoroase despre bani blocați, produse care se mișcă greu, riscuri de rupturi și oportunități de creștere a marjei. O analiză atentă a acestor date te ajută să economisești timp, să reduci riscurile operaționale și să controlezi mai bine profitabilitatea.

Datele despre nivelurile de stoc, rotație, lead time sau costuri de achiziție influențează direct modul în care faci aprovizionarea, ajustezi prețurile sau planifici promoțiile. De exemplu, un stoc prea mare poate indica o cerere supraestimată, iar un stoc prea mic poate duce la vânzări ratate. Află cum să folosești informațiile dintr-un software de gestiune pentru a lua decizii argumentate!

Stabilește obiectivele decizionale!

Primul pas constă în definirea clară a deciziilor pe care vrei să le susții cu datele din gestiunea stocurilor. Analiza fără un scop precis consumă timp și produce rapoarte care nu duc la acțiuni concrete. Stabilește de la început ce întrebări vrei să clarifici: când reaprovizionezi un anumit SKU, cum ajustezi stocul de siguranță sau ce produse incluzi într-o campanie promoțională.

Formulează obiective măsurabile și aliniază-le cu direcția generală a afacerii. De exemplu, poți seta ca obiectiv reducerea capitalului blocat în stoc cu 15% în următoarele trei luni. Un astfel de obiectiv te ajută să alegi indicatorii potriviți și să evaluezi dacă deciziile luate chiar produc rezultate. În majoritatea cazurilor, obiectivele legate de stocuri se conectează direct cu cash flow-ul și cu marja de profit.

Un rol esențial în atingerea acestor obiective îl are utilizarea unui program gestiune stocuri în timp real, care oferă vizibilitate permanentă asupra nivelurilor de stoc, mișcărilor de produse și rotației acestora. Prin actualizarea automată a datelor, un astfel de sistem permite luarea deciziilor pe baza informațiilor reale, nu a estimărilor, reducând riscul de suprastocare sau lipsă de marfă. În plus, facilitează corelarea vânzărilor cu aprovizionarea și susține optimizarea cash flow-ului, contribuind direct la o gestionare mai eficientă a resurselor companiei.

Pregătește datele pentru analiză!

Deciziile bune pornesc din date corecte și complete. Dintr-un sistem de gestiune ai nevoie, de regulă, de următoarele informații: cod SKU, stoc disponibil, stoc rezervat, istoric de vânzări, cost de achiziție, preț de vânzare, lead time al furnizorului și, unde este cazul, data de expirare. Fără aceste elemente, analiza rămâne parțială și poate induce erori.

Înainte de orice calcul, verifică și curăță datele. Elimină produsele duplicate, aliniază unitățile de măsură și corectează documentele introduse greșit. Asigură-te că recepțiile, retururile și ajustările reflectă situația reală din depozit. În practică, datele provin din ERP sau WMS și pot fi exportate în Excel sau preluate într-un instrument de BI. Acest proces poartă numele de ETL: extragere, transformare și încărcare a datelor, un pas standard în analiza operațională.

Calculează metricii cheie din gestiunea stocurilor!

Metricile traduc datele brute în informații ușor de interpretat. Pentru utilizare uzuală, trei indicatori apar frecvent în analiza stocurilor: rotația stocurilor (stock turnover), sell-through și days of inventory on hand (DOH). Rotația arată de câte ori vinzi și reînnoiești stocul într-o perioadă, sell-through măsoară ce procent din stocul disponibil s-a vândut, iar DOH indică numărul de zile în care poți vinde din stocul actual fără reaprovizionare.

Rotația stocurilor se calculează împărțind costul bunurilor vândute la stocul mediu. Un rezultat mare sugerează o cerere constantă și o utilizare eficientă a capitalului. Un rezultat mic poate semnala suprastocare sau probleme de vânzare. Sell-through se obține ca raport între cantitatea vândută și cantitatea disponibilă inițial, iar DOH rezultă din împărțirea stocului curent la vânzările medii zilnice.

Să luăm un exemplu simplu. Ai un produs cu un stoc mediu anual de 1.000 de unități și vinzi 4.000 de unități într-un an. Rotația este 4, ceea ce înseamnă că reînnoiești stocul de patru ori. Un alt produs, cu o rotație de 1, păstrează capitalul blocat mult mai mult timp, chiar dacă se vinde ocazional.

Din aceste calcule apar decizii clare. Pentru produsele cu rotație scăzută poți reduce cantitatea comandată, poți elimina SKU-urile cu performanță slabă sau poți testa promoții controlate. Pentru produsele sezoniere, analizează indicatorii pe perioade similare din anii anteriori și ajustează dimensiunea stocului înainte de vârful de cerere.

Interpretează rezultatele în contextul afacerii!

Niciun indicator nu oferă răspunsuri corecte dacă îl analizezi izolat. Un SKU cu rotație mică, dar cu marjă mare, poate rămâne profitabil chiar și cu volume reduse. În acest caz, o promoție limitată sau un pachet cu alte produse poate accelera vânzarea fără să afecteze marja. În schimb, un produs cu volum mare și marjă mică poate consuma spațiu și resurse logistice fără beneficii reale.

Diferențiază variațiile sezoniere de tendințele permanente. Compară datele pe aceeași perioadă din ani diferiți și urmărește evoluția pe minimum șase până la douăsprezece luni. Dacă scăderea apare doar într-un sezon, ajustează temporar nivelul stocului. Dacă trendul negativ persistă, reevaluează poziționarea produsului sau renunță la el.

Transformă datele în decizii operaționale!

Datele capătă valoare doar atunci când le transformi în acțiuni. Folosește-le pentru ajustări de preț, promoții targetate, replanificarea achizițiilor sau renegocierea termenelor cu furnizorii. De exemplu, dacă sell-through-ul unui SKU scade sub un prag stabilit, poți decide lansarea unei promoții sau includerea produsului într-un pachet.

Un alt scenariu apare în aprovizionare. Dacă observi că lead time-ul unui furnizor crește constant, poți mări temporar stocul de siguranță sau poți căuta alternative. Dacă datele arată vânzări peste forecast, adică peste estimarea bazată pe istoricul anterior, ajustează comenzile pentru a evita rupturile de stoc, care afectează direct relația cu clienții.

Pentru rezultate stabile, setează reguli automate. De exemplu:

• alerte când stocul scade sub un prag minim;
• notificări când rotația unui produs coboară sub nivelul acceptat;
• reguli de reaprovizionare bazate pe vânzările medii zilnice.

Implementează măsurile luate și monitorizează-le!

Configurează dashboard-uri clare, cu indicatorii relevanți pentru activitatea ta. Include stocul curent, rotația, vânzările zilnice și valoarea stocului. Un dashboard bine structurat îți arată rapid unde apar blocaje și ce produse necesită atenție imediată. Pentru majoritatea firmelor, rapoartele săptămânale susțin deciziile operaționale, iar analizele lunare ajută la ajustări de strategie.

Stabilește responsabilități clare în echipă. O persoană urmărește datele și propune acțiuni, iar managementul validează deciziile. Revizuiește periodic pragurile și indicatorii, în funcție de evoluția afacerii. Monitorizarea constantă ajută la evaluarea beneficiilor aduse de digitalizarea gestiunii stocurilor.

Pentru a începe, urmează o abordare simplă, ușor de testat:

1. Alege una sau două categorii de produse și definește obiective măsurabile.
2. Curăță datele și calculează indicatorii relevanți.
3. Aplică decizii concrete și monitorizează impactul timp de câteva luni.

Această abordare tip pilot îți arată rapid ce funcționează și unde ai nevoie de ajustări, înainte de a extinde analiza la întreaga afacere.