De ce “oamenii buni” nu sunt soluția dacă nu ai procese (și cum te autosabotezi ca şi antreprenor, fără să-ți dai seama)

Există un mit periculos în antreprenoriat: „Dacă aduc oameni buni, lucrurile se rezolvă.”

Sună logic. Sună chiar corect. Dar, în realitate, e una dintre cele mai rapide căi prin care îți sabotezi propriul business.

Am văzut companii cu oameni capabili, implicați, inteligenți, aduși prin “head-hunting” cu anumite costuri – și totuși blocate, tensionate, ineficiente. Nu pentru că oamenii nu erau suficient de buni, ci pentru că sistemul în care lucrau era slab sau inexistent, pentru cǎ procesele lipseau parțial sau în totalitate.

De fiecare datǎ când am ocazia, spun lucrurilor pe nume.  Chiar dacǎ aceastǎ abordare poate sǎ doarǎ pe moment, cine are urechi sǎ audǎ și ochi sǎ vadǎ, are de câștigat pe termen lung. În contextual de mai sus, problema realǎ este urmǎtoarea: ai oameni buni într-un sistem prost.

Când nu ai procese clare se întâmplǎ urmǎtoarele:

– fiecare angajat face „cum știe”;

– informațiile circulă haotic;

– responsabilitățile sunt difuze (și confuze);

– deciziile se iau pe feeling-ul de moment, nu sunt bazate pe o structurǎ clarǎ care sǎ rezolve problemele pe termen lung.

La început, oamenii buni, implicați, loiali și devotați compensează lipsa proceselor / a sistemului. Se implică, improvizează, trag de ei. Dar asta nu e soluție, e doar o amânare a problemei. Și pe mǎsurǎ ce timpul trece, problema se agraveazǎ.

Datoritǎ profilului business-ului meu, preiau companii care au nevoie de intervenție, de cele mai multe ori, imediatǎ, dar și companii care au realizat cǎ lipsa unui sistem și a proceselor nu duce în direcția corectǎ.

De cele mai multe ori preiau procese critice, fǎrǎ handover, fără documentație și fără o echipă pregătită suficient de bine pentru a putea face fațǎ provocǎrilor. Și da, oamenii „se descurcǎ”.

Dar ce înseamnă, de fapt, când oamenii se descurcǎ? Verificări făcute din memorie; pași diferiți și abordare diferitǎ pentru exact aceeași situație; dependență de anumite persoane; stres constant pe umerii angajaților pentru erorile care pot apǎrea din cauza lipsei unui control coerent.

Din exterior, procesele pot pǎrea cǎ funcționeazǎ. În interior, însǎ, este un echilibru extrem fragil.

Vreau sǎ atrag atenția antreprenorilor cǎ atunci când vǎ vine în minte gândul cǎ oamenii „se descurcă cu ce au/cu ce știu”, este un mare semnal de alarmǎ.

Un alt aspect destul de grav pe care l-am întâlnit în companiile care nu au un sistem și procese bine-definite, este dependența crescutǎ de oameni.

Atunci când nu ai procese:

– informația stă în capul oamenilor;

– fiecare devine „de neînlocuit”;

– orice plecare sau absență creează haos.

Cu cât ai oameni mai buni, fǎrǎ a avea procese, cu atât compania devine mai dependentǎ de ei. Iar aceastǎ dependențǎ, deși poate fi mǎgulitoare pentru oameni, nu este bunǎ nici pentru companie, nici pentru aceștia. De ce? Pentru cǎ oamenii capabili nu rezistă la infinit în haos. La început se implică, trag de ei, trag de ceilalți, apoi obosesc, se frustrează și în final pleacă sau se detașează (devin executanți și reactioneazǎ din inerție).

Adevărul incomod pentru antreprenori este cǎ nu lipsa oamenilor buni îi ține pe loc, ci lipsa proceselor. Dacă un business funcționează doar pentru că „X știe cum se face”, vorbim de un mare risc.

Ce ar fi de fǎcut în primǎ etapǎ, pânǎ implementezi un sistem și procese adecvate, dacǎ te afli în situația descrisǎ mai sus?

1. Definește procesele, chiar și imperfect;
2. Clarifică responsabilitățile;
3. Creează checklists simple;
4. Elimină dependența de „el/ea știe”

Și cel mai important aspect de reținut, este cǎ oamenii buni pot rezolva probleme, dar nu pot înlocui un sistem sănătos. În timp, ei vor amplifica ceea ce le oferi: claritate sau haos. Pe termen lung, sistemele pe care le construiești îți susțin business-ul.