SAF-T și controalele fiscale digitale: ce se schimbă pentru antreprenori

Pentru mulți antreprenori, controalele fiscale însemnau, până nu demult, prezența inspectorilor la sediul firmei și verificări clasice, „din dosar în dosar”. Lucrurile se schimbă însă rapid. Odată cu introducerea SAF-T, ANAF trece la un model de control digital, bazat pe analiză automată de date.

Ce înseamnă asta, concret, pentru firme și cum te poate afecta în mod direct această schimbare?

În România, introducerea SAF-T (Standard Audit File for Tax) — cunoscut și ca Declarația informativă D406 — marchează o schimbare majoră în modul în care Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) controlează firmele. Această transformare face trecerea de la controalele tradiționale la verificări digitale, iar ca antreprenor e important să înțelegi exact ce se petrece și cum te afectează.

Ce este SAF-T și de ce contează

SAF-T este un fișier electronic standardizat (în format XML) ce conține date detaliate din contabilitatea firmei — de la vânzări și achiziții la solduri de conturi, bilanțuri, stocuri și active. Prin această raportare, ANAF poate accesa și analiza informațiile contabile într-un mod automat și mult mai rapid decât în trecut.

Până în 2025, SAF-T a fost obligatoriu treptat doar pentru mari și medii contribuabili, dar din 1 ianuarie 2025, această obligație se aplică tuturor companiilor care țin contabilitate în partidă dublă, inclusiv microîntreprinderilor.

Cum transformă SAF-T controalele fiscale

1. Control digital în loc de control clasic

În trecut, ANAF trimitea inspectori la sediile firmelor pentru controale la fața locului; acum, cea mai mare parte a analizei se face automat, pe baza datelor SAF-T. Inspectorii pot mai nou să:

• compare instant datele contabile cu declarațiile fiscale;
• identifice discrepanțe fără să vină fizic la sediu;
• tragă automat semnale de avertizare dacă ceva nu „se potrivește”.

Aceasta nu înseamnă că controalele clasice vor dispărea complet, dar frecvența lor va scădea, urmând să fie declanșate doar atunci când sistemul digital detectează probleme semnificative.

2. Notificări și verificări automate

ANAF a implementat deja un mecanism de notificare automată pentru firmele care nu depun SAF-T sau îl depun incorect sau incomplet.

Notificările vin prin Spațiul Privat Virtual (SPV) și includ adesea un raport detaliat al tranzacțiilor cu neconcordanțe — astfel încât firma să poată corecta rapid datele înainte de un control mai profund.

3. Ce anume analizează ANAF

Sistemul digitalizat verifică:

• coerența datelor contabile cu declarațiile fiscale (inclusiv – TVA-ul);
• tranzacții neobișnuite sau nejustificate;
• diferențe între soldurile contabile și evidența fiscală.

4. Riscuri pentru antreprenori

Deși SAF-T aduce beneficii din perspectiva digitalizării, riscurile pentru antreprenori rămân reale:

• Amenzi pentru neconformitate

• 1.000 – 5.000 lei pentru nedepunerea la timp a SAF-T;
• 500 – 1.500 lei pentru depunere incorectă sau incompletă.

• Solicitări de clarificări

Dacă sistemul detectează neconcordanțe, ANAF poate cere explicații înainte de a declanșa un control mai amplu.

• Probabilitatea de control crește

Datele greșite sau inconsistente pot conduce automat spre o inspecție fiscală fizică — chiar dacă nu ai avut alt motiv de control.

Cum te pregătești ca antreprenor

Pentru a transforma această schimbare dintr-o povară într-un avantaj competitiv, poți colabora îndeaproape cu contabilul pentru a te asigura că datele trimise sunt corecte. Verifică periodic informațiile interne, nu doar înainte de termenele de depunere.

Pentru a-ți ușura munca, poți să folosești softuri contabile actualizate care generează automat SAF-T valid. Și poți să monitorizezi notificările din SPV pentru a răspunde rapid la eventualele solicitări ale ANAF.

Concluzie

SAF-T și controalele fiscale digitale schimbă profund relația dintre firme și autorități. Pentru antreprenori, aceasta înseamnă transparență crescută, dar și responsabilitate sporită în gestionarea datelor contabile. Cu pregătire adecvată și o colaborare bună cu echipa contabilă, poți evita sancțiunile și poți transforma digitalizarea fiscală într-un element de stabilitate și încredere pentru afacerea ta.