TVA explicat simplu pentru antreprenorii la început de drum

Pentru mulți antreprenori aflați la început de drum, TVA-ul este unul dintre misterele acelea fiscale. Îl cunoaștem cu toții, dar cu toate astea, ne trezește sentimente de neliniște.

• Oare trebuie să mă înregistrez?
• Plătesc sau nu TVA la acest produs?
• Îl pot deduce?
• Ce se întâmplă dacă greșesc?

Deși par multe întrebări fără răspuns, în realitate mecanismul TVA este unul destul de clar și bine reglementat. Odată înțeles corect, te ajută să eviți probleme de cash-flow, penalități și erori în raportări

Ce este TVA-ul din perspectivă contabilă?

TVA (Taxa pe Valoarea Adăugată) este un impozit indirect suportat de consumatorul final. Firma are rol de colector al taxei pentru stat. Din punct de vedere contabil:

• TVA nu este venit pentru firmă
• TVA nu este cheltuială deductibilă (în cazul plătitorilor de TVA)
• TVA reprezintă o creanță sau o datorie față de bugetul statului

În România, regimul TVA este reglementat prin Codul fiscal al României.

Cine plătește TVA?

Firmele care s-au înregistrat în scopuri de TVA prin opțiune și firmele care au o cifră de afaceri anuală peste plafonul de 395.000 lei (plafon valabil din 2026, conform Codului Fiscal).

Până la atingerea acestui plafon, poți rămâne neplătitor de TVA. Dar, așa cum menționam, poți alege să devii plătitor și prin opțiune. Înregistrarea se face prin formularul 700. Sau poți să alegi direct la Registrul Comerțului dacă optezi să fii plătitor încă de la înființarea societății.

Cât este TVA-ul?

Cotele actuale de TVA (valabile din 2025) sunt:

• 21% – cota standard (majorată de la 19%);
• 11% – cote reduse aplicabile pentru anumite bunuri (alimente, restaurante, turism, cărți etc.);
• 5% – se mai aplică doar pentru anumite activități (locuințe sociale, ONG-uri, servicii culturale).

Cum funcționează acest mecanism?

Din perspectivă contabilă, mecanismul TVA funcționează astfel:

1. În cazul TVA pe care îl colectezi de la clienți (TVA colectată)

Aici este vorba despre TVA aferentă vânzărilor. Cu alte cuvinte, când vinzi un serviciu care are TVA, vei colecta tu TVA-ul și acesta se va înregistra în contabilitate ca datorie către bugetul de stat.

Exemplu contabil:

• Vinzi un serviciu de 10.000 RON + TVA. Total 12.100 RON. Clientul plătește 12.100 RON (10.000 RON serviciul + 2.100 RON TVA)
• Cei 2.100 RON nu reprezintă venit, ci o sumă de plată către stat.

2. În cazul TVA pe care îl deduci în urma achizițiilor (TVA deductibilă)

Aici vorbim despre TVA aferentă achizițiilor. Altfel spus, atunci când cumperi ceva pentru care plătești TVA și urmează să-l deduci. Acesta se înregistrează ca sumă de recuperat / dedus din TVA-ul colectat.

La finalul perioadei fiscale se face diferența:

TVA colectată – TVA deductibilă = TVA de plată sau TVA de recuperat

Cum funcționează TVA-ul la o firmă

Există două regimuri principale:

a) Regimul normal de TVA

Declari și plătești TVA lunar/trimestrial.

Poți deduce TVA-ul de la achiziții.

Ai obligația de a emite facturi cu TVA și de a depune decontul D300/D394

b) Regimul special de scutire (neplătitor de TVA)

Nu colectezi TVA la vânzări.

Dar nici nu deduci TVA din achiziții.

Pe factură se menționează: „Neplătitor de TVA conform art. 310 din Codul fiscal”.

TVA la încasare – opțiune utilă pentru firme mici

Dacă cifra ta de afaceri este sub 4.500.000 lei, poți opta pentru „TVA la încasare” – adică plătești TVA doar după ce încasezi efectiv facturile.

Aceasta este o soluție bună pentru antreprenorii care lucrează cu clienți care au nevoie de termene de plată mai lungi, care nu plătesc facturile imediat.

Ce se întâmplă dacă depășești plafonul și nu te înregistrezi la timp?

Dacă depășești plafonul de 395.000 lei și nu te înregistrezi imediat, ANAF te poate înregistra din oficiu și îți poate calcula TVA retroactiv, plus penalități.

Impactul TVA asupra cash-flow-ului

Un aspect esențial pentru antreprenori este că TVA influențează fluxul de numerar.

Situații frecvente:

• Încasezi factura după ce trebuie să plătești TVA la stat.
• Ai investiții mari și ajungi cu TVA de recuperat.
• Termenele de plată ale clienților sunt mai mari decât perioada fiscală.

Există anumite situații pentru o companii, cum sunt și cele menționate mai sus, în care TVA-ul impactrează fluxul de numerar. Tocmai de aceea, planificarea financiară trebuie să includă și obligațiile privind TVA. Contabilul tău ar trebui să fie la curent cu toate informațiile cu privire la acest aspect și să te ajute să-ți previzionezi bine încasările și cheltuielile, ținând cont de TVA.

Uite ce ar trebui să știi despre obligațiile declarative

Din perspectivă contabilă, firmele plătitoare de TVA trebuie să:

• țină evidența distinctă a TVA colectată și deductibilă
• depună decontul de TVA (formular D300)
• respecte termenele lunare sau trimestriale de declarare
• achite diferențele rezultate în urma calculării TVA

Neconformarea poate atrage dobânzi și penalități.

Erori frecvente întâlnite în practică

1. Deducerea TVA fără documente justificative corecte
2. Facturarea eronată (cote greșite, lipsa mențiunilor obligatorii)
3. Neanalizarea oportunității înregistrării voluntare în scopuri de TVA

E foarte important de înțeles că TVA nu este o taxă a firmei, ci o obligație administrativă și fiscală care trebuie gestionată corect. Orice eroare te poate pune în dificultate și îți poate destabiliza finanțele afacerii.

Problemele cu TVA-ul reprezintă una dintre spețele cele mai des întâlnite în zona erorilor fiscale dintr-o afacere.

Pentru antreprenorii aflați la început de drum, colaborarea cu un expert contabil și înțelegerea măcar la nivel de bază a mecanismului TVA reprezintă un pas esențial pentru stabilitatea financiară a afacerii.