Când rutinele sunt bune. De ce sistemele ne pot elibera mintea pentru ceea ce contează cu adevărat

Urmărește BZI pe Google

Adaugă-ne ca sursă preferată în Google

Există o prejudecată destul de răspândită despre rutină. O asociem cu monotonia, cu lipsa de spontaneitate, cu zile care seamănă între ele și cu senzația că funcționăm pe pilot automat. În discursul despre dezvoltare personală și profesională ni se spune frecvent să ieșim din rutină, să ne depășim zona de confort, să facem lucrurile diferit. Și, desigur, există rutine care ne limitează. Dar cred că merită să privim și cealaltă față a lucrurilor: uneori, rutina nu ne limiteazǎ, dimpotrivă, ne eliberează.

Nu orice lucru pe care îl repetăm devine automat plictisitor și nu orice formă de predictibilitate este dușmanul progresului. Există rutine sănătoase, construite conștient, care reduc zgomotul inutil din viața noastră și din organizații. Ele ne ajută să nu consumăm energie în fiecare zi pentru a reinventa lucruri care pot fi așezate într-un sistem clar. Iar energia pe care nu o mai risipim în haos, improvizație și decizii repetitive poate fi direcționată către ceea ce oamenii fac cu adevărat valoros: gândire, creație, relații, soluții, inovație.

În activitatea mea de consultanță și în lucrul cu organizațiile observ foarte des aceeași situație: oamenii nu sunt neapărat copleșiți pentru că au prea mult de muncă, ci pentru că prea multe lucruri sunt impredictibile. Nu știu cine decide, când trebuie făcut un anumit pas, ce informație trebuie transmisă, cine răspunde, care este ordinea corectă sau ce se întâmplă după aceea. În lipsa unui sistem, fiecare situație, aparent obișnuită, devine o mică urgență. Iar când o organizație trăiește dintr-o succesiune de mici urgențe, oamenii ajung să confunde agitația cu performanța.

Un sistem bun face exact contrariul. Creează repere. Transformă ceea ce se repetă într-un proces previzibil. Definește momente, responsabilități și reguli suficient de clare astfel încât oamenii să nu fie obligați să ia de fiecare dată aceeași decizie de la zero. În timp, aceste procese devin rutine organizaționale sănătoase. Nu pentru a transforma oamenii în executanți rigizi, ci pentru a proteja resursa lor cea mai importantă: capacitatea de a gândi.

Avem o cantitate limitată de atenție și energie cognitivă. Dacă o consumăm întrebându-ne permanent „ce fac acum?”, „cine trebuia să trimită acest document?”, „când discutăm despre obiective?”, „cum procedăm de data aceasta?”, rămâne foarte puțin spațiu mental pentru întrebările care creează valoare: „ce putem face mai bine?”, „ce nu mai funcționează?”, „ce oportunitate nu vedem încă?”, „cum putem simplifica?”, „ce idee nouă putem transforma într-un avantaj pentru companie?”.

De aceea, cred că maturitatea unei organizații se vede și în capacitatea ei de a decide ce trebuie standardizat și ce trebuie lăsat liber. Nu totul trebuie transformat în procedură. Ar fi la fel de periculos să birocratizăm fiecare gest. Dar procesele repetitive, administrative sau operaționale nu ar trebui să depindă permanent de memoria, disponibilitatea sau inspirația unei persoane. Acolo unde lucrurile se repetă, sistemul trebuie să preia o parte din povară.

Este un principiu valabil și la nivel individual. Oamenii performanți nu iau neapărat mai multe decizii decât ceilalți. De multe ori, și-au construit câteva obiceiuri care îi ajută să nu mai negocieze zilnic cu ei înșiși lucrurile importante. Știu când își planifică săptămâna, când își revizuiesc prioritățile, cum își protejează timpul de concentrare, când învață, când reflectează și când se opresc. Rutina sănătoasă nu înseamnă să trăiești fiecare zi după un algoritm. Înseamnă să nu mai lași lucrurile importante exclusiv la mâna întâmplării.

Aici apare, în opinia mea, una dintre cele mai interesante relații dintre disciplină și creativitate. Avem tendința să credem că oamenii creativi au nevoie de libertate totală. Au nevoie de libertate, cu siguranță. Dar libertatea reală nu înseamnă absența oricărei structuri. Uneori, tocmai structura creează spațiul în care creativitatea poate apărea. Dacă mintea mea este ocupată să gestioneze permanent dezordine, întârzieri, informații lipsă și urgențe care puteau fi prevenite, este foarte greu să-i cer apoi să producă idei extraordinare.

În companii, valoarea adăugată a oamenilor va veni tot mai puțin din simpla executare a unor sarcini repetitive. Automatizarea și inteligența artificială accelerează deja această schimbare. Diferența va fi făcută de capacitatea oamenilor de a interpreta, de a conecta informații, de a înțelege clientul, de a construi relații, de a pune întrebări bune, de a crea și de a găsi soluții noi. Dar nu putem cere inovație unor oameni pe care îi ținem permanent ocupați cu haosul operațional.

De aceea, una dintre responsabilitățile managementului este să creeze suficientă predictibilitate pentru ca oamenii să poată contribui dincolo de fișa postului. Un calendar clar al întâlnirilor, un ritm sănătos de feedback, procese de evaluare care nu apar o dată pe an ca o surpriză, momente recurente de analiză, obiective revizuite periodic, reguli de comunicare și responsabilități bine definite pot părea lucruri simple. Tocmai simplitatea lor este valoroasă. Ele reduc fricțiunea organizațională.

Un exemplu apropiat de această filozofie este și sistemul HELIX, pe care îl construiesc în jurul ideii că evoluția personală și organizațională nu ar trebui să depindă doar de intervenții spectaculoase sau de momente de criză. Schimbarea sustenabilă se produce și prin ritmuri sănătoase: momente de reflecție, clarificare, feedback, învățare și ajustare care se repetă suficient de consecvent încât să devină parte din modul firesc de funcționare. HELIX nu pornește de la ideea că rutina este scopul, ci că anumite obiceiuri și mecanisme recurente pot crea cadrul în care oamenii și organizațiile evoluează.

Cred că aici este diferența esențială: o rutină bună nu ne ține pe loc, dar ne susține în mișcare. Ea nu înlocuiește gândirea, ci elimină din calea ei lucrurile care nu merită să consume gândire de fiecare dată. Nu reduce autonomia, ci poate oferi un cadru în care autonomia este asumatǎ. Nu omoară creativitatea, ci poate proteja timpul și energia de care creativitatea are nevoie.

Poate că, în loc să ne întrebăm permanent cum să ieșim din rutină, ar trebui să ne întrebăm ce rutine merită păstrate, ce rutine trebuie eliminate și ce rutine încă nu ne-am construit. Care sunt acele lucruri pe care le facem repetitiv, dar haotic? Ce decizii luăm iar și iar, deși ar putea exista un principiu clar? Ce urgențe se repetă atât de des încât, de fapt, nu mai sunt urgențe, ci simptome ale lipsei unui sistem?

În organizațiile sănătoase, predictibilitatea și inovația nu sunt adversare. Avem nevoie de predictibilitate în ceea ce poate fi standardizat și de libertate în ceea ce trebuie gândit. Avem nevoie de procese pentru ceea ce se repetă și de spațiu pentru ceea ce încă nu există. Avem nevoie de disciplină pentru a nu consuma inutil energia oamenilor și de curaj pentru a folosi energia eliberată ca să construim ceva nou.
Poate că acesta este unul dintre paradoxurile frumoase ale performanței: uneori, pentru a avea mai multă libertate, avem nevoie de mai multă structură. Pentru a fi mai creativi, avem nevoie să nu reinventăm în fiecare zi lucrurile de bază. Iar pentru a face loc ideilor noi, trebuie mai întâi să punem ordine în ceea ce știm deja că avem de făcut.

Rutina devine periculoasă atunci când nu mai știm de ce facem ceea ce facem. Dar, atunci când este construită conștient, în jurul unor obiective și valori clare, rutina poate deveni infrastructura invizibilă a performanței. Iar un sistem bun nu ne spune cum să gândim. Ne eliberează timpul și mintea pentru a putea gândi mai sǎnǎtos, mai bine și, mai ales, diferit.

Victoria Bulai

Fondator HR Training & Consultancy; Co-Fondator al Sistemului de Management Organizațional HELIX

Expert în Managementul Resurselor Umane și Business Development