Ce este un aviz de însoțire a mărfii? Iată de ce este obligatoriu!

Un aviz de însoțire a mărfii este documentul financiar-contabil care trebuie să însoțească bunurile transportate atunci când factura nu este emisă în momentul livrării. Acesta este întocmit de furnizorul sau expeditorul de marfă și este necesar de fiecare dată când produsele circulă fără factură sau în situații speciale, precum transferuri, donații ori prelucrări.

Transportul de marfă reprezintă procesul logistic de deplasare a bunurilor de la un expeditor la un destinatar, esențial în principal pentru comerț. Pentru ca acest proces să se desfășoare în termeni legali, transportatorul are obligația de a avea asupra sa un aviz de însoțire a mărfii. Acesta asigură trasabilitatea produselor, justifică transferul lor între gestiuni și oferă protecție juridică atât expeditorului, cât și destinatarului în cazul unui control.

De ce este obligatoriu să ai un aviz de însoțire a mărfii

Avizul de însoțire a mărfii este un document justificativ care însoțește bunurile pe tot parcursul transportului, din momentul plecării din depozit și până la recepția acestora la destinație. Rolul său principal este de a demonstra proveniența, destinația și scopul transportului, fie că este vorba despre vânzare, transfer între puncte de lucru, trimitere la prelucrare sau alte operațiuni.

12:45

FOTO Cum se obține un aviz de amplasament? Iată ce prevede legea!

11:34

FOTO Avertisment oficial! Pensionarii riscă suspendarea pensiei dacă nu depun certificatul de viață de două ori pe an

Documentul devine obligatoriu atunci când marfa este transportată fără factură. Există situații în care factura nu poate fi emisă în momentul livrării, iar în aceste cazuri avizul ține loc de document justificativ temporar. Ulterior, pe baza lui, furnizorul emite factura fiscală, care trebuie întocmită, în mod obișnuit, cel târziu până la data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea.

Avizul este necesar și în alte împrejurări, chiar dacă nu există o vânzare propriu-zisă. De exemplu, atunci când bunurile sunt transferate între două sedii ale aceleiași firme, când sunt trimise pentru prelucrare, când participă la târguri sau expoziții, când sunt oferite ca mostre ori donații sau când urmează să fie casate. În aceste cazuri, documentul trebuie să conțină mențiunea „fără factură”, pentru a explica motivul transportului.

Pe lângă rolul său în justificarea transportului, avizul permite descărcarea din gestiune a mărfii de către expeditor și confirmarea primirii în gestiune de către destinatar. Prin acest proces, documentul asigură o evidență clară a stocurilor și contribuie la o bună organizare contabilă.

Cum se întocmește corect avizul

Avizul de însoțire a mărfii se întocmește înainte de plecarea transportului și este emis de către furnizor sau de unitatea care expediază bunurile. Documentul are regim intern de numerotare, fiecare firmă stabilindu-și propria procedură privind seria și numărul avizelor, prin decizie internă. De regulă, formularul este tipizat și se completează în mai multe exemplare, astfel încât să existe copii atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.

Pentru a fi considerat valabil, avizul trebuie să cuprindă toate informațiile necesare. Acesta include seria și numărul documentului, data emiterii, datele de identificare ale furnizorului și ale destinatarului, respectiv denumirea, adresa și codul de identificare fiscală. De asemenea, trebuie specificate denumirea produselor, cantitatea livrată și, după caz, valoarea acestora. În document se înscriu și datele persoanei care efectuează transportul, inclusiv informații din actul de identitate, numărul mijlocului de transport și ora plecării.

La momentul livrării, destinatarul completează avizul cu data și ora primirii mărfii și îl semnează pentru confirmare. Documentul este valabil pe toată durata transportului, iar perioada efectivă depinde de distanța parcursă și de tipul transportului utilizat. Din punct de vedere legal, avizul de însoțire a mărfii trebuie păstrat timp de 10 ani de la închiderea exercițiului financiar în care a fost emis. Același termen se aplică și facturilor emise pe baza acestuia.

Prin urmare, avizul de însoțire a mărfii este un document esențial pentru desfășurarea legală a transporturilor și pentru menținerea unei evidențe corecte a stocurilor.