E-Factura pe înțelesul antreprenorilor – ghid practic

Dacă ai firmă în România, probabil ai auzit deja de e-Factura. Pentru unii antreprenori a venit ca o surpriză, pentru alții ca o bătaie de cap în plus. Cert este că sistemul nu mai este opțional.

RO e-Factura, gestionat de ANAF prin platforma Ministerului Finanțelor, este obligatoriu pentru majoritatea tranzacțiilor între firme (B2B) și pentru B2C.

Mai jos găsești explicația simplă despre ce trebuie să faci concret și cum te afectează în practică e-Factura.

Ce înseamnă e-Factura?

RO e-Factura este sistemul electronic național prin care facturile emise între firme (și în anumite situații către persoane fizice) sunt raportate și validate prin platforma administrată de ANAF.

Concret, nu mai este suficient să emiți o factură în format PDF și să o trimiți pe email către clientul tău. Factura trebuie transmisă în format electronic standardizat în sistemul RO e-Factura, unde este verificată și validată de ANAF.

Abia după validare, factura este considerată emisă legal.

Important de înțeles e faptul că e-Factura nu înseamnă doar factură în format electronic, așa cum mai au impresia unii antreprenori. e-Factura este un sistem de raportare obligatoriu către ANAF, prin care factura primește un sigiliu electronic care confirmă validarea ei în sistem.

Scopul sistemului este creșterea transparenței fiscale, reducerea evaziunii și digitalizarea relației dintre firme și autorități.

În cât timp se transmite factura?

Trebuie să trimiți factura în sistem în maximum 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Adică, 5 zile lucratoare de la data care apare trecută pe factură. Apoi, factura va fi considerată emisă legal doar după încărcarea și validarea în sistem.

Cum faci asta mai exact?

1. Emiți factura din programul tău de facturare/ERP.
2. Factura este transmisă automat (sau manual) în sistemul RO e-Factura.
3. ANAF validează factura și îi atribuie un cod (sigiliu electronic) și ești notificat în programul de facturare.
4. Abia după validare, factura este considerată emisă legal.

Iar clientul tău poate recepționa factura direct din sistem sau i-o poți trimite chiar tu.

Iar atunci când tu ești facturat, adică ți se emite ție o factură, aceasta va fi considerată legală doar dacă apare în sistemul RO e-Factura. Deci, furnizorul tău va trebui să facă pașii menționați mai sus, pentru ca tu să-i poți recepționa și ulterior plăti factura în mod legal.

Este recomandat să verifici periodic facturile primite în SPV sau în softul integrat. Și să nu accepți facturi de la furnizori, parteneri, colaboratori care nu respectă aceste reguli.

Ce riscuri ai dacă nu respecți regula?

• Amenzi contravenționale
• Probleme la deducerea TVA
• Facturi considerate nevalabile fiscal

Pentru antreprenori, riscul real nu este doar amenda, ci blocarea fluxului financiar. Spre exemplu, clientul nu îți plătește factura dacă nu apare validată în sistemul e-Factura. Pentru el, factura nu este legal emisă.

Sau nu poți deduce TVA-ul dintr-o factură primită, dacă aceasta nu este transmisă corect prin sistem. De asemenea, întârzierea validării poate amâna încasările, iar tu trebuie totuși să plătești salarii, furnizori și taxe, asta putând să te blocheze.

Ce soluții practice ai pentru a te conforma?

Dacă ești la început de drum, ai o afacere mică și un volum mic de facturi,  poți să folosești SPV (Spațiul Privat Virtual) și să încarci manual facturile în format XML. O discuție cu un contabil îți va clarifica aceste aspecte, dacă încă nu îți sunt cunoscute.

Cu toate acestea, varianta eficientă (și recomandată) este să integrezi în afacerea ta un program de facturare conectat direct la ANAF, iar aici facturile se vor trimite automat.

Astfel, economisești timp și reduci riscul de greșeli.

Are e-Factura beneficii reale pentru antreprenori?

Deși pare doar o obligație sau o găselniță pentru a te încurca și mai mult în birocrație, pe termen mediu apar și avantaje ale sistemului:

• Mai puține facturi pierdute
• Trasabilitate completă
• Evidență mai clară a încasărilor
• Automatizare contabilitate
• Control mai bun al cash-flow-ului

Firmele care se digitalizează corect devin mai organizate și mai eficiente odată cu procesul. Digitalizarea e viitorul, nu e doar un trend.

Așadar, ce ar trebui să faci ACUM?

• Verifică dacă softul tău este integrat cu e-Factura
• Discută cu contabilul despre procedura internă pentru a te alinia normelor
• Stabilește cine răspunde de verificarea facturilor primite
• Automatizează cât mai mult procesul

Colaborarea cu un expert contabil care e deschis spre digitalizare, care lucrează cu soluții moderne și eficiente, te va ajuta să faci trecerea mai ușor și să integrezi e-Factura în sistem. Iar apoi te poți bucura și tu de toate aceste beneficii.

Sistemul e-Factura nu este doar o cerință birocratică. Este un pas binevenit către digitalizarea firmei tale. Dacă o tratezi doar ca obligație, vei avea parte de mai mult stres. Însă, dacă o folosești ca oportunitate de digitalizare, de modernizare a afacerii, vei avea procese mai clare și un business mai transparent.